Der Energie AG-Konzern hat im Rahmen seiner aktienrechtlichen Verpflichtung alle notwendigen Governance-Systeme implementiert. Durch eine, dem „Three-Lines-of-Defense-Modell“ entsprechende, integrative Umsetzung der Berichterstattung und Dokumentation der Steuerungssysteme wird eine gesamtheitliche Betrachtung sichergestellt. Diese umfasst die prozessbezogenen Überwachungsmaßnahmen im Rahmen des Internen Kontrollsystems (IKS) mit besonderem Fokus auf der Bewahrung des Konzernvermögens und der Validität der rechnungslegungsrelevanten Abläufe. Darüber hinaus ist die Wahrung und Stärkung der Risiko-Awareness und des Bewusstseins der Bedeutung der ethischen Werte, die in Vision und Leitbild festgeschrieben sind, ein wichtiger Baustein der Corporate-Governance-Kultur. Die Optimierung von betrieblichen Abläufen – gerade auch bei organisatorischen Umstrukturierungen unter Nutzung der Möglichkeiten, die sich aus der Digitalisierung ergeben – mit einem validen IKS zu unterstützen, bringt einen Mehrwert für die Erreichung der Unternehmensziele.
Besonderes Augenmerk wird hier auf den Rechnungslegungsprozess gelegt. Organisationsstruktur, Richtlinien und Maßnahmen zur Sicherung der Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung, sowie die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften werden durch eine klare Funktionstrennung und Risikobeurteilung sichergestellt. Die Bereiche „Konzern-Treasury“, Konzern-Accounting“ und „Controlling und Risikomanagement“ sind als Holdingfunktionen etabliert. Das Rechnungswesen als Dienstleistung für den gesamten Konzern in der Servicegesellschaft Energie AG Oberösterreich Business Services GmbH eingerichtet. Die Aufgabe des Rechnungswesens umfasst die klassischen Aufgabenstellungen einer ordnungsgemäßen Buchhaltung, wobei ein stark IT-gestützter Prozess mit automatisierten Kontrollen, der zur Vermeidung von wesentlichen Fehldarstellungen bei der Abbildung von Transaktionen dient, implementiert ist. Sämtliche Kontrollen und die dazugehörige Risikobeurteilung sind in einem eigenen IT-Tool erfasst und werden periodisch auf Wirksamkeit, Effizienz und Effektivität von der Konzernrevision überprüft. Ein hoher Standardisierungsgrad für die Datenerfassung und Aufbereitung beginnend bei den kaufmännischen Diensten, über die Erstellung der Einzelabschlüsse der Gesellschaften bis hin zur Konsolidierung im Konzernabschluss bildet die Basis für die valide Finanzberichterstattung. Der Vorstand und die Aufsichtsgremien werden regelmäßig in einem ebenfalls standardisierten Prozess informiert.
Im Geschäftsjahr 2018/2019 hat die Neuausrichtung des Vertriebs- und Erzeugungsbereiches sowie die Bündelung der Wasser- und Wärmeaktivitäten in Tschechien eine Anpassung der Prozesse in größerem Umfang nach sich gezogen und somit eine Adaptierung der Kontrollen erforderlich gemacht. Kontinuierliches Monitoring und Beratung und eine zyklische Prüfung durch die Konzernrevision bilden die Basis der Qualitätssicherung der Systeme. Ein strukturiertes, standardisiertes Reporting an Vorstand und Aufsichtsgremien stellt die Wahrnehmung der gesetzlich vorgeschriebenen Überwachungsaufgaben sicher.
Das Kontrollbewusstsein ist in den operativen Einheiten gut verankert und wird in den Geschäftsprozessen nachhaltig umgesetzt. Die Kontrollen werden in ihrer konkreten Ausgestaltung den individuellen und risikoadäquaten Erfordernissen angepasst und können sowohl manuelle als auch automatisierte Komponenten umfassen. Das Vier-Augen-Prinzip wird für Freigabeprozesse stringent angewandt.
Die gesetzliche Verpflichtung zur Gleichbehandlung gemäß Elektrizitätswirtschafts- und -organisationsgesetz (ElWOG) und Gaswirtschaftsgesetz (GWG) ist mit entsprechenden IKS-Kontrollen abgesichert und wird durch ein Monitoring durch den Gleichbehandlungsbeauftragten gewährleistet.
Das IKS entsprach somit im abgelaufenen Geschäftsjahr den gesetzlichen Anforderungen und die Kontrollmaßnahmen wurden und werden in der Energie AG synchron mit dem Change-Prozess mit großem Nachdruck angepasst und umgesetzt.