Compliance

Die Ziele der Energie AG im Bereich Compliance sind:

• Sicherstellung einer wertebewussten Compliance-Kultur
• Vermeidung von Vermögensschäden und Reputationsverlust
• Sicherstellung eines fairen Wettbewerbs durch die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften
• Sicherstellung der Einhaltung aller konzernweiten Richtlinien und Vorgaben
• Minimierung/Vermeidung von Haftungsrisiken und immateriellen Schäden
• Sensibilisierung aller Mitarbeiter der Energie AG für die Einhaltung von Richtlinien und des Verhaltenskodex
• Implementierung effektiver Präventionsmaßnahmen
• Erhöhung der Rechtssicherheit
• Vermeidung von Verstößen gegen gesetzliche und interne Vorgaben

Verhaltenskodex „So denken wir, so handeln wir“

Compliance basiert in der Energie AG auf einem gemeinsamen Werteverständnis, das im Verhaltenskodex „So denken wir, so handeln wir“ für alle Stakeholder, Führungskräfte und Mitarbeiter nachvollziehbar veröffentlicht ist.

Der Verhaltenskodex ist das Kernstück für gesetzes- und richtlinienkonformes Handeln und bildet die Grundlage für alle geschäftlichen Aktivitäten und Entscheidungen im Energie AG-Konzern. Er ist die Basis für moralisch, ethisch und rechtlich einwandfreie Verhaltensweisen aller Mitarbeiter des Konzerns. Der Verhaltenskodex ist für alle verbindlich und enthält wesentliche Vorgaben für respektvolles Verhalten sowie eine offene Kommunikation. Konzernweit wurden und werden alle Führungskräfte und Mitarbeiter über den internen Verhaltenskodex informiert. Bei Neueintritt erhalten die Mitarbeiter die maßgeblichen Compliance-Dokumente.

Compliance-Managementsystem

Um Compliance wirksam im Unternehmen zu verankern, wurden in den vergangenen Jahren ein Compliance-Managementsystem etabliert, entsprechende Regelwerke erarbeitet sowie zahlreiche Präsenztrainings veranstaltet. Inhalte, Verantwortlichkeiten, Kompetenzverteilungen, Dokumentations- und Berichtspflichten wurden festgelegt. Informationen hinsichtlich Compliance werden den Mitarbeitern unter anderem via E-Learning vermittelt. Sie können selbstständig entscheiden, wann sie dieses interaktive Tool nutzen möchten und es somit optimal in ihren Berufsalltag integrieren.

Das Monitoring der relevanten nationalen und europäischen Gesetzesgrundlagen erfolgt durch die Experten der Rechtskompetenzbereiche und gehört zu den Due Diligence Maßnahmen des Energie AG-Konzerns. Bei konzernweit relevanten Themen ist die Compliance-Organisation eingebunden.

Die Netz OÖ hat dem Verhalten ihrer Geschäftsführung und ihrer Mitarbeiter in Zusammenhang mit Lobbying-Tätigkeiten einen eigenen Verhaltenskodex gemäß § 7 LobbyG zugrunde gelegt. Aufgrund ihrer gesetzlichen Verpflichtung hat die Netz OÖ als Verteilernetzbetreiber für das Strom- und Gasnetz ein Gleichbehandlungsprogramm erstellt und einen Gleichbehandlungsbeauftragten ernannt.

Anhand juristischer Datenbanken, diverser Gesetzeskommentare, Newsletter und Rechtsregister externer Anbieter wird sichergestellt, dass in der operativen Tätigkeit der Rechtsabteilung immer aktuelle Fassungen der jeweiligen Vorschriften verwendet werden. Die Rechtsabteilung dient hierbei als einer von mehreren Multiplikatoren und informiert die jeweiligen Fachbereiche und Gesellschaften über neue juristische Entwicklungen. Der Besuch von Seminaren, Fachtagungen, die Mitwirkung in diversen Ausschüssen und die damit verbundene Beachtung der aktuellen Rechtsentwicklungen/Gesetzesvorhaben sowie nicht zuletzt Besuche der einzelnen Standorte vermitteln Rechtssicherheit und sorgen für die Einhaltung der geltenden Vorschriften.

Informationen zum internen Kontrollsystem der Energie AG sind im Konzern-Lagebericht, Internes Kontrollsystem enthalten.

Antikorruption

Die Organe und die Mitarbeiter der Energie AG sind dem Amtsträgerbegriff im Sinne des Korruptionsstrafrechts unterstellt. Die umfassenden Compliance-Vorgaben des Energie AG-Konzerns zur Korruptionsprävention werden durch laufende Schulungen als eine der Due Diligence Maßnahmen konzernweit umgesetzt. Das in Österreich angebotene Lernmodul „Antikorruption“ haben bisher 78,8 % der österreichischen Mitarbeiter absolviert (Vorjahr: 67,7 %). Die Abweichung zum Vorjahr erklärt sich durch Veränderungen im Personalstamm.

Im Energie AG-Konzern gab es im Geschäftsjahr 2019/2020 so wie im Vorjahr keine Vorfälle von Korruption.

Kartellrechtliche Compliance

Die Energie AG bekennt sich vorbehaltlos zu einem fairen Wettbewerb mit ihren Mitbewerbern, Geschäftspartnern und sonstigen Marktteilnehmern. Aus diesem Grund wird der bereits bestehende Kartellrechtsleitfaden aktualisiert. Dieser richtet sich mit seinen Ausführungen zum gebotenen Marktverhalten primär an die vertriebsorientierten Unternehmensbereiche und steht allen Mitarbeitern im Energie AG-Konzern auch via Intranet zur Verfügung.

Zum Thema Kartellrecht/Wettbewerbsrecht steht seit dem Geschäftsjahr 2018/2019 konzernweit ein Lernmodul zur Verfügung, um situationsbezogen allen (insbesondere den neu eingetretenen) Mitarbeitern das Thema in einer gut aufbereiteten Form und nachweislich zugänglich zu machen. Die Zielgruppen für die Absolvierung sind vorrangig alle Vertriebs- und vertriebsnahen Unternehmensbereiche sowie der Beschaffungsbereich.

Datenschutz

Mit einem Datenschutzmanagementsystem stellt die Energie AG sicher, dass die Vorgaben der seit Mai 2018 wirksamen Datenschutz-Grundverordnung (EU 2016/679, DSGVO) und des neuen österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG 2018) konzernweit umgesetzt und eingehalten werden.

Die Datenschutzpolitik der Energie AG stellt den wesentlichen Handlungsrahmen des Datenschutzmanagementsystems dar. Die Energie AG ist sich des Vertrauens bewusst, das ihre Kunden in sie setzen. Deshalb ist der sichere, integre und vertrauensvolle Umgang mit den personenbezogenen Daten oberste Prämisse ihres täglichen Handelns.

Mittels der implementierten Datenschutzprozesse werden begründete Beschwerden in Bezug auf die Verletzung des Schutzes der Kundendaten erfasst, bearbeitet und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen ergriffen. Im abgelaufenen Geschäftsjahr wurde eine Datenschutzverletzung gemäß Art. 33 DSGVO bei der Datenschutzbehörde gemeldet. Aufgrund der getroffenen Maßnahmen wurde das Verfahren eingestellt (Vorjahr: drei eingestellte Verfahren).

Förderung des Bewusstseins für Compliance

Die Förderung des Bewusstseins für Compliance bei den Mitarbeitern liegt in der Verantwortung der Führungskräfte. Die Energie AG stellt sicher, dass ihre Mitarbeiter die Compliance-Werte kennen und leben. Der Konzernvorstand hat im Rahmen der jährlich zu definierenden Ziele die Möglichkeit, mit den Führungskräften messbare und beeinflussbare Compliance-Ziele hinsichtlich Führungsperformance zu vereinbaren. Darüber hinaus bestätigt die Führungskraft die Einhaltung der gültigen und verpflichtenden Compliance-Bestimmungen der Energie AG im Rahmen der individuellen Zielvereinbarungen.

Compliance-Forum

Um eine nachvollziehbare Bearbeitung von Compliance-Anfragen sicherzustellen, wurde das Compliance-Forum eingerichtet. Durch regelmäßige Treffen ist für den erforderlichen Informationsaustausch gesorgt und eine konzernweit einheitliche Behandlung der Compliance-relevanten Themen gewährleistet. Alle Konzernbereiche haben die Möglichkeit, Compliance-Anfragen zu stellen und Compliance-Beratung in Anspruch zu nehmen.

Informationssicherheitsmanagement

Um die bedarfsgerechte, kontinuierliche Servicierung der Kunden und anderer Stakeholder verlässlich gewährleisten zu können, betreibt die Energie AG seit Jahren ein konzernweites, umfassendes Informationssicherheitsmanagement. Gerade im Zeitalter von Digitalisierung und Cyber-Attacken hat die Erkennung und Abwehr derartiger Risiken und Angriffe hohe Bedeutung. Zu diesem Zweck analysiert und bewertet die Energie AG ihre Informationssicherheitsrisiken systematisch und periodisch, nimmt eine Risikopositionierung vor und setzt effektive Maßnahmen zur Kontrolle bzw. Reduktion dieser Risiken.

Die im Geschäftsjahr 2018/2019 abgeschlossene Cyberrisiko- und Vertrauensschadensversicherung ist in die Informationssicherheitsmanagement-Risikobewertung 2019/2020 eingeflossen. Schlüsselbereiche sind nach ISO 27001 zertifiziert und werden regelmäßig überprüft. Die auf dem Bundesgesetz zur Gewährleistung eines hohen Sicherheitsniveaus von Netz- und Informationssystemen (Netz- und Informationssystemsicherheitsgesetz – NISG) beruhenden Vorgaben werden zeitgerecht schrittweise in den betroffenen Bereichen umgesetzt. Die Anwender durchlaufen jährlich (elektronische) Schulungsprogramme und werden über besondere Gefahren proaktiv informiert.

Ergänzend setzt die Energie AG zahlreiche technische Maßnahmen zur Etablierung und Erhaltung eines adäquaten Sicherheitsniveaus um. Da es aber selbst bei höchsten Anstrengungen keine absolute Sicherheit in der heutigen Informations- und Kommunikationstechnologie gibt und somit immer ein gewisses Restrisiko bleibt, verfügt die Energie AG über ein entsprechendes Notfall- und Krisenmanagement, um im Störungsfall möglichst rasch wieder einen geordneten Betrieb und die Versorgung der Kunden sicherstellen zu können.

Achtung der Menschenrechte

Die Achtung der Menschenrechte ist für den Energie AG-Konzern selbstverständlich. Die Energie AG erwartet von ihren Geschäftspartnern, dass sie sich ebenfalls an die gesetzlichen Rahmenbedingungen und an die geltenden Gesetze und Standards in Bezug auf Menschenrechte halten. Hinsichtlich Achtung der Menschenrechte werden für die Einhaltung der geltenden Rechtsstandards in der Europäischen Union und in Europa keine wesentlichen Risiken gesehen. Risiken in der vorgelagerten Lieferkette können nicht gänzlich ausgeschlossen werden, weshalb in der Beschaffung mit gebührender Sorgfalt vorgegangen wird.

Die Gleichbehandlung wurde als Menschenrechtsthema im direkten Einflussbereich identifiziert, wobei hier kein wesentliches Risiko besteht. Die Anlaufstellen für eine eventuelle Diskriminierung sind wahlweise der Compliance-Beauftragte, der Betriebsrat oder der jeweilige Vorgesetzte. Im Geschäftsjahr 2019/2020 sind so wie im Vorjahr weder Vorfälle der Diskriminierung an Compliance-Verantwortliche gemeldet worden noch gerichtliche Verfahren anhängig.

Die Energie AG toleriert kein diskriminierendes Verhalten und keine ungleiche Behandlung, weder aufgrund von nationaler oder ethnischer Herkunft, Religion, Alter, Geschlecht oder anderer Merkmale. Die Vielfalt stellt für den Konzern als international tätiges Unternehmen ein wertvolles Potenzial dar. Die Energie AG achtet die Individualität des Einzelnen und verpflichtet sich zu einem toleranten und respektvollen Verhalten sowie einer offenen Kommunikation. Dies fördert auch ein Klima der Wertschätzung und des Respekts für alle Mitarbeiter im Unternehmen. Verhaltensweisen, die auf einen fairen und vertrauensvollen Umgang miteinander abzielen, werden unterstützt.

Die Energie AG agiert stets im Sinne ihres Leitgedankens „Wir denken an morgen“ und wird auch im Geschäftsjahr 2020/2021 ihr Nachhaltigkeitsengagement anhand von ökologischen, sozialen und gesellschaftlichen Aspekten weiterentwickeln.

Linz, am 02. Dezember 2020

Der Vorstand der Energie AG Oberösterreich