Management der Auswirkungen, Risiken und Chancen

G1-1 – Unternehmenskultur und Konzepte für die Unternehmensführung

Unternehmenskultur

Die Energie AG setzt auf eine offene, respektvolle und wertschätzende Unternehmenskultur, die Raum für Innovation und neue Ideen bietet und in der die Mitarbeiter:innen mit Freude arbeiten. Jede:r Einzelne soll die Möglichkeit haben, sein/ihr volles Potenzial zu entfalten und unterschiedliche Perspektiven einzubringen.

Im Zuge der strategischen Neuausrichtung hat die Energie AG einen Schwerpunkt auf die kulturelle Weiterentwicklung gelegt und die Neuaufstellung des Innovationsmanagements beschlossen. Unterschiedliche Innovationsaktivitäten tragen zur Stärkung der Innovationskraft der Energie AG und Etablierung einer positiven Unternehmenskultur bei.

Das Strategie- und Organisationsprojekt „LOOP“ wurde von Beginn an mit einem Kultur- und Change-Projekt begleitet, um die kulturelle Ausrichtung mit den strategischen Zielrichtungen in Einklang zu bringen. Die kulturelle Transformation wird in den drei Handlungssträngen Kultur, Change und Agilität verfolgt. Zentral ist die Etablierung einer „Change Agents-Community“, die aus Mitarbeiter:innen aus allen Konzernbereichen der Energie AG besteht. Diese sind Botschafter:innen der kulturellen Themen und geben auch Feedback über den Status des Wandels in den jeweiligen Bereichen.

Interne Ideenwettbewerbe (Projekt „NEULAND“, „Loominati“-Plattform) werden ausgerichtet, um den praktischen Erfahrungsschatz und das kreative Potenzial der Mitarbeiter:innen zur Optimierung interner Prozesse und Betriebsabläufe zu nutzen.

Kulturelle Transformation – Kulturkompass

Unternehmenskultur

Inhalt: Im Kulturkompass werden sechs Kulturrichtungen definiert: Zukunftsfähigkeit, Kooperationen und Partnerschaften, Kundenerlebnisse, Verantwortung, Nachhaltigkeit und Vielfalt. Die davon abgeleitete Kulturkompass-Plattform ist ein Instrument zur Begleitung der kulturellen Transformation, um einen regelmäßigen Austausch über die aktuelle Kulturkompassrichtung zu gewährleisten. Auf der Plattform können Initiativen, die zu einer der sechs kulturellen Richtungen beitragen, von den Mitarbeiter:innen eingereicht werden. Die eingebrachten Initiativen veranschaulichen die praktische Umsetzung von Kultur und Strategie im operativen Arbeiten und dienen als Inspiration für andere Bereiche (z. B. Know-how-Transfer, Förderung bereichsübergreifender Zusammenarbeit).

Allgemeine Ziele: Der Kulturkompass und die dazugehörige Kulturkompass-Plattform bieten die Möglichkeit, kulturelle Prozesse in den Mittelpunkt der Diskussion zu stellen und lassen die Mitarbeiter:innen aktiv an der kulturellen Entwicklung mitwirken.

Wesentliche Auswirkungen, Chancen und Risiken:

Siehe auch ESRS 2, SBM-3 – Wesentliche Auswirkungen, Risiken und Chancen und ihr Zusammenspiel mit Strategie und Geschäftsmodell.

Überwachungsprozess: Die Initiativen werden zum Zeitpunkt der Einreichung durch das Projektteam geprüft, reflektiert und weitere Schritte werden den Mitarbeiter:innen kommuniziert.

Anwendungsbereich: Der Anwendungsbereich des Kulturkompasses erstreckt sich auf Mitarbeiter:innen in Österreich.

Verantwortlichkeiten: Die Holdingeinheit Konzernstrategie fungiert als treibende Kraft für das Thema „Change und Kultur“ im Energie AG-Konzern. Die Geschäftsführer:innen und das Management der Konzerngesellschaften sowie die Holdingleiter:innen sind dafür verantwortlich, dass sie kulturfördernden Maßnahmen in ihren Bereichen vorantreiben und Beiträge zur kulturellen Transformation leisten.

Einbeziehung Interessenträger:innen: Der Kulturkompass wurde in einem Bottom-Up-Prozess in Kombination mit einem Top-Down-Prozess erarbeitet. Durch die Beteiligung der Führungskräfte und Mitarbeiter:innen am Erstellungsprozess wurden ihre Sichtweisen und Interessen berücksichtigt.

Unterstützung bei der Umsetzung: Der Kulturkompass wurde in gedruckter Form an alle Mitarbeiter:innen in Österreich verteilt und ist auch im Intranet verfügbar. Die jeweils aktuelle Richtung des Kulturkompasses wird auf den Bildschirmen in den Energie AG-Gebäuden angezeigt und auf der internen Kommunikationsplattform online geteilt. Über den Konzernnewsletter wird regelmäßig über das Thema „Change und Kultur" informiert. Der Kulturkompass wurde dem Vorstand und den Führungskräften vorgestellt.

Stärkung der Innovationskraft

Unternehmenskultur

Inhalt: Den Rahmen für die Innovationsarbeit der Energie AG bildet die Gesamtstrategie des Konzerns, die alle Innovationstypologien (Prozesse, Produkte/Dienstleistungen, Geschäftsmodelle) umfasst und zentrale und dezentrale Aktivitäten vereint.

Allgemeine Ziele: Die Innovationsarbeit soll die Innovationskraft stärken, die Entwicklung von Innovationen im Konzern fördern und durch neue Produkte, Dienstleistungen und Geschäftsmodelle neue Erlösquellen und Wertschöpfung für den Konzern erschließen. Für Fokus und Orientierung sorgen die sechs definierten Themenfelder, die die Schwerpunkte der inhaltlichen Innovationsarbeit darstellen: „Full Circularity“ (Kreisläufe finden, ermöglichen und schließen); Dekarbonisierung beschleunigen und nachhaltig handeln; Klimawandelfitness (laufende Anpassung an den Klimawandel und seine Auswirkungen); Chancen der dezentralen Energieerzeugung nutzen; Energieeffizienz und minimaler Ressourceneinsatz (Energiesparen und so wenig Ressourcen wie möglich einsetzen); Tech-Tools zur Steigerung der Qualität und Effizienz der Arbeit innerhalb der Energie AG.

Wesentliche Auswirkungen, Chancen und Risiken:

Siehe auch ESRS 2, SBM-3 – Wesentliche Auswirkungen, Risiken und Chancen und ihr Zusammenspiel mit Strategie und Geschäftsmodell.

Überwachungsprozess: Ein interdisziplinär besetztes Innovationsboard fördert die Innovationsaktivitäten und setzt gezielt Innovationsschwerpunkte und Steuerungsmaßnahmen.

Anwendungsbereich: Die Holdingeinheit Konzern-Innovation unterstützt die Innovationsaktivitäten aller Einheiten im Konzern. Diese verfolgen auch ihre eigenen Innovationsaktivitäten (geschäftsnah und direkt zuordenbar) und zeichnen für diese verantwortlich ((de-)zentraler Ansatz als strategische Leitplanke). Die Innovationsarbeit verfolgt eine gezielte Erweiterung auch nach außen und den Aufbau eines nutzbringenden Innovationsökosystems für den Energie AG-Konzern.

Verantwortlichkeiten: Mit 01.10.2023 wurde die Holdingeinheit Konzern-Innovation implementiert mit dem Ziel, ein aufeinander abgestimmtes Innovationsmanagement im Konzern aufzubauen. Die Wertstatt 8 GmbH treibt weiterhin Innovationsprojekte zur Entwicklung neuer Geschäftsmodelle für die Energie AG voran. Die beiden Teams arbeiten methodisch, fachlich und netzwerktechnisch zusammen. Die Geschäftsführer:innen und das Management der Konzerngesellschaften sowie die Holdingleiter:innen sind dafür verantwortlich, dass sie Innovationsaktivitäten in ihren Bereichen vorantreiben und Beiträge zur Stärkung der Innovationskraft des Konzerns leisten.

Einbeziehung Interessenträger:innen: Die strategischen Leitplanken zu Innovation wurden unter externer Begleitung im Rahmen des Strategie- und Organisationsprojektes „LOOP“ im Modul „Innovation“ erarbeitet. Die Kernpunkte des Innovationsmanagements – die Arbeit mit thematischen Suchfeldern, die Etablierung eines Innovationsboards und die Mandatierung eines zentralen Innovationsteams – wurden vom Vorstand beschlossen.

Unterstützung bei der Umsetzung: Die Maßnahmen zu Innovation und die sechs definierten Innovations-Themenfelder wurden dem Vorstand, den Führungskräften sowie der breiten Belegschaft kommuniziert. Zudem werden aktuelle Maßnahmen zur Weiterentwicklung der Innovationskultur und zur Erreichung der strategischen Ausrichtungen im Bereich Innovation entsprechend aufbereitet und nach und nach auf unterschiedlichen Kanälen an die breite Belegschaft kommuniziert bzw. verfügbar gemacht (z. B. Konzernnewsletter, interne Kommunikationsplattform, Intranet, Mitarbeiter:innen-Magazin etc.).

Aktives Ideenmanagement

Unternehmenskultur

Inhalt: Das Ideenmanagement ist der Prozess, in dem die Mitarbeiter:innen ihre Ideen zur Verbesserung von Abläufen und Strukturen im Energie AG-Konzern einbringen können. Die Mitarbeitenden zeigen Verbesserungspotenziale auf und erfahren Wertschätzung, indem ihre Verbesserungsvorschläge ernstgenommen und nach Möglichkeit auch umgesetzt werden. Zudem wird das Ideenmanagement genützt, um Erfolgreiches beizubehalten und die Prozesse und Abläufe im Konzern kontinuierlich weiterzuentwickeln. Verbesserungsvorschläge können sowohl im technischen Bereich als auch für administrative oder organisatorische Prozesse und Strukturen eingebracht werden.

Allgemeine Ziele: Wesentliches Anliegen des Ideenmanagements ist es, das Know-how und das kreative Potenzial der Mitarbeiter:innen im Konzern zur kontinuierlichen Verbesserung zu nützen.

Wesentliche Auswirkungen, Chancen und Risiken:

Siehe auch ESRS 2, SBM-3 – Wesentliche Auswirkungen, Risiken und Chancen und ihr Zusammenspiel mit Strategie und Geschäftsmodell.

Überwachungsprozess: Die Holdingeinheit Technisches Management fungiert als zentraler Promotor und ist für die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Ideenmanagements sowie für die entsprechenden zentralen Kommunikationsmaßnahmen (inkl. Reporting an den Vorstand) zuständig. Ansprechpartner:innen des Technischen Managements unterstützen bei der Abwicklung des Ideenmanagement-Prozesses von der Einreichung des Verbesserungsvorschlags bis zu dessen Umsetzung und Prämierung, inklusive des begleitenden Reportings. Als Ergänzung zur Konzernrichtlinie „Ideenmanagement in der Energie AG Oberösterreich“ wurde ein „Leitfaden für das Ideenmanagement“ erstellt.

Im Geschäftsjahr 2023/2024 wurden 236 Ideen eingereicht (Vorjahr: 223).

Anwendungsbereich: Die Konzernrichtlinie und der Leitfaden sind für den Energie AG-Konzern gültig und in deutscher Sprache verfügbar.

Verantwortlichkeiten: Die Geschäftsführer:innen und das Management der Konzerngesellschaften sowie die Holdingleiter:innen sind dafür verantwortlich, dass das Ideenmanagement in ihrem Zuständigkeitsbereich lebendig bleibt. Sie benennen die erforderlichen, geeigneten Mitarbeitenden, die die Aufgaben des Ideenmanagements in ihrem Bereich wahrnehmen (Ideenmanagementbetreuer:innen).

Einbeziehung Interessenträger:innen: Ein Stellungnahmeprozess, geregelt in der Konzernrichtlinie „Regeln für die Erstellung und Abänderung von Konzernrichtlinien“, wurde durchgeführt. Die angeführte Konzernrichtlinie und der Leitfaden werden auf Basis der Rückmeldungen aus den Konzerngesellschaften bedarfsorientiert angepasst.

Unterstützung bei der Umsetzung: Die Ideenmanagementbetreuer:innen sind den Mitarbeitenden bekanntzugeben. Sie sind für das Ideenmanagement im Auftrag der Geschäftsführung bzw. Holdingleitung für die Einführung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Ideenmanagements in ihrer Organisationseinheit zuständig. Sie betreuen die Mitarbeitenden der Organisationseinheit im Rahmen des Ideenmanagements. Die Konzernrichtlinie inkl. Leitfaden wird allen Mitarbeiter:innen im Intranet zur Verfügung gestellt.

Unternehmensführung

Transparente Wertehaltung – Verhaltenskodex „So denken wir, so handeln wir“

Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowers); Korruption und Bestechung

Inhalt: Die Energie AG bekennt sich als Geschäftspartner und Arbeitgeber zu höchster Zuverlässigkeit und Qualität. In diesem Zusammenhang ist es der Energie AG besonders wichtig, dass ihre ethischen und moralischen Grundsätze transparent und nachvollziehbar gestaltet sind und Gesetze und interne Richtlinien eingehalten werden.

Allgemeine Ziele: Der Verhaltenskodex soll den Mitarbeiter:innen als Leitfaden und Entscheidungshilfe für angemessenes Handeln dienen.

Wesentliche Auswirkungen, Chancen und Risiken:

Siehe auch ESRS 2, SBM-3 – Wesentliche Auswirkungen, Risiken und Chancen und ihr Zusammenspiel mit Strategie und Geschäftsmodell.

Überwachungsprozesse: Themenbereiche des Verhaltenskodex werden mittels Compliance-Kontrollen überwacht, siehe Umfassendes Compliance-Management.

Der Verhaltenskodex verweist explizit auf die Meldekanäle und auf das Hinweisgeberschutzsystem. Außerdem können Meldungen hinsichtlich rechtswidriger Verhaltensweisen oder Verhaltensweisen, die im Widerspruch zum Verhaltenskodex oder ähnlichen internen Regeln stehen, auch an die disziplinär Vorgesetzten, die zuständige Geschäftsführung, den/die Compliance-Beauftragte:n oder die Holdingeinheit Konzernrevision erfolgen.

Der Verhaltenskodex ist Bestandteil des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter:innen und wird bei diversen Präsenzschulungen behandelt.

Anwendungsbereich: Der Verhaltenskodex gilt für alle Mitarbeiter:innen des Energie AG-Konzerns und für jene Personen, die funktional gleichwertig wie Mitarbeiter:innen agieren (z. B. überlassene Arbeitskräfte). Darunter fallen alle Mitarbeiter:innen und Mitglieder des Vorstandes der Energie AG und Organmitglieder von Konzernunternehmen, an denen eine Beteiligung von mehr als 50 % besteht oder in denen beherrschender Einfluss ausgeübt werden kann. Allen anderen Gesellschaften, an denen die Energie AG direkt oder indirekt beteiligt ist, wird empfohlen, diesen Verhaltenskodex ebenfalls umzusetzen. Der Verhaltenskodex ermöglicht es auch Kund:innen, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern, sich über die Leitlinien zu informieren und bei der Geschäftsabwicklung mit der Energie AG daran zu orientieren.

Verantwortlichkeiten: Der Vorstand der Energie AG ist in diesem Zusammenhang verantwortlich.

Einbeziehung Interessenträger:innen: Die Erstellung des Verhaltenskodex wurde im Zuge eines Gemeinschaftsprojektes durch den Compliance-Beauftragten der Energie AG in Zusammenarbeit mit mehreren Fachbereichen und unter Einbeziehung von Mitarbeiter:innen und Führungskräften erarbeitet.

Unterstützung bei der Umsetzung: Der Verhaltenskodex „So denken wir so, handeln wir“ wird sowohl im Intranet als auch auf der Energie AG-Homepage zur Verfügung gestellt.

Schutz für Hinweisgeber:innen

Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowers)

Inhalt: Der Energie AG-Konzern ist bestrebt, potenziellen Hinweisgeber:innen die Abgabe von Meldungen zu erleichtern und einen umfassenden Schutz zuzusichern. Das Hinweisgebersystem ermöglicht den Mitarbeiter:innen, ohne Benachteiligungen oder Vergeltungsmaßnahmen unternehmensbezogenes rechtswidriges und/oder unethisches Verhalten zu melden.

Allgemeine Ziele: Vertraulicher Umgang mit Meldungen von Hinweisgeber:innen

Wesentliche Auswirkungen, Chancen und Risiken:

Siehe auch ESRS 2, SBM-3 – Wesentliche Auswirkungen, Risiken und Chancen und ihr Zusammenspiel mit Strategie und Geschäftsmodell.

Überwachungsprozess: Die Einhaltung wird mittels Compliance-Kontrollen und -Audits sichergestellt, siehe Umfassendes Compliance-Management.

Die Policy zum Vorfallmanagement definiert den Prozess für eingehende Meldungen. Zur Ermittlung, Berichterstattung und Untersuchung von Bedenken hinsichtlich rechtswidriger Verhaltensweisen oder Verhaltensweisen, die im Widerspruch zu dem Verhaltenskodex oder ähnlichen internen Regeln stehen, wurden folgende Prozessschritte definiert: Meldungseingang, Erstevaluierung, Fallbearbeitung sowie Abschluss und Follow-Up. Dabei wird mit größtmöglicher Bedachtsamkeit und Vertraulichkeit unter vollständiger Wahrung der Integrität und des Datenschutzes vorgegangen. Untersuchungen und Ermittlungen werden nur dann durchgeführt, wenn ein hinreichender „Anfangsverdacht“ hinsichtlich einer groben Rechtsverletzung mit Unternehmensbezug vorliegt.

Das Compliance-Schulungskonzept sieht vor, dass in einem Zeitraum von drei Jahren mindestens einmal zum Hinweisgebersystem informiert wird. Im Rahmen der Einführung des Hinweisgebersystems wurden Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen für Führungskräfte und Mitarbeiter:innen durchgeführt. Die Mitarbeiter:innen, darunter auch Arbeitskräfte ohne PC-Zugang, erhielten im Zuge dessen einen Whistleblowing-Folder. Informationen über das Hinweisgebersystem stehen im Intranet zur Verfügung und sind Teil der Compliance-Informationen zur Weihnachtszeit.

Eine offene Kommunikation in der Energie AG bildet die Grundlage für die Meldung und die Aufklärung von Fehlverhalten. Der Vorstand der Energie AG ermutigt daher alle Mitarbeiter:innen, vermutetes Fehlverhalten unverzüglich zu melden.

Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, das webbasierte Hinweisgebersystem in Anspruch zu nehmen oder eine persönliche Meldung bei einer Ansprechperson zu tätigen. Als Ansprechpersonen stehen den Mitarbeiter:innen wahlweise die direkten Vorgesetzten, die Geschäftsführung der jeweiligen Konzerngesellschaft, die Konzernrevision oder der Compliance-Beauftragte zur Verfügung. Meldungen an die Ansprechpersonen können schriftlich (z. B. per E-Mail) oder mündlich (persönlich oder telefonisch) erfolgen. Weiters besteht die Möglichkeit für externe Hinweisgeber:innen, die Compliance-Hotline oder die Compliance-Mail-Adresse zu verwenden.

Eingegangene Meldungen werden von den Ansprechpersonen unverzüglich an den Compliance-Beauftragten weitergeleitet. Innerhalb von sieben Tagen nach Eingang einer Meldung erhalten Hinweisgeber:innen eine Rückmeldung über den Eingang der Meldung. Jedem eingelangten Hinweis wird nachgegangen, es sei denn, die Meldung enthält keinerlei belastbare Tatsachen. Je nach Art des vermuteten Fehlverhaltens zieht der Compliance-Beauftragte (anlassbezogen) interne/externe Rechtsexpert:innen – allenfalls die Konzernrevision – hinzu, um den gemeldeten Verstoß aufzuklären. Abhängig von den Untersuchungsergebnissen und falls aufgrund eines aufgedeckten Fehlverhaltens erforderlich, wird das Unternehmen geeignete Korrektur- und/oder Sanktionsmaßnahmen ergreifen. Innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung erhalten Hinweisgeber:innen eine Rückmeldung darüber, ob Untersuchungen eingeleitet bzw. Folgemaßnahmen ergriffen worden sind. Falls die Untersuchungen noch andauern, erfolgt nach deren Abschluss bzw. Einstellung eine weitere Rückmeldung an die Hinweisgeber:innen. Die Rückmeldungen an die Hinweisgeber:innen erfolgen, sofern dem nicht die Anonymität entgegensteht.

Unabhängig vom gewählten Meldekanal entscheiden Hinweisgeber:innen selbständig, ob sie anonym bleiben wollen oder ihre Identität offenlegen möchten. Allen Hinweisgeber:innen wird strenge Vertraulichkeit sowohl hinsichtlich ihrer Person als auch hinsichtlich des Inhalts der Meldung zugesichert. Der Inhalt der Meldung wird gegenüber allen Personen, die nicht an der Entgegennahme der Meldung, Durchführung der Untersuchung oder allenfalls Entscheidung über Folgemaßnahmen beteiligt sind, streng vertraulich behandelt. Eine Offenlegung der Identität von Hinweisgeber:innen kann ausnahmsweise erforderlich werden, wenn die Angelegenheit zum Gegenstand einer behördlichen Ermittlung oder eines Gerichtsverfahrens wird und die Beteiligten vorgeladen werden müssen. Die Energie AG sichert Hinweisgeber:innen, die in gutem Glauben einen Verstoß gegen Gesetze, Vorschriften oder interne Richtlinien melden, Schutz gegen Vergeltungsmaßnahmen und sonstige nachteilige Folgen zu. Alle Mitarbeiter:innen, die Vergeltungsmaßnahmen an Hinweisgeber:innen verüben, müssen mit disziplinarischen Maßnahmen bis hin zur Beendigung des Dienstverhältnisses rechnen.

Alle Mitarbeiter:innen, die Fehlverhalten melden, müssen in gutem Glauben handeln und hinreichenden Grund zur Annahme haben, dass das offengelegte Verhalten einen Verstoß gegen geltende Gesetze, Vorschriften oder interne Richtlinien darstellt. Jede Behauptung, die sich als böswillig oder wissentlich falsch erweist, zieht disziplinarische Konsequenzen bis hin zur Beendigung des Dienstverhältnisses nach sich. Mobbing und Denunziantentum wird im Energie AG-Konzern nicht geduldet.

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit eingelangten Meldungen und der Durchführung von Untersuchungen erfolgt im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben. Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung einer Meldung offensichtlich nicht relevant sind, werden unverzüglich gelöscht.

Anwendungsbereich: Diese Policy gilt für die Energie AG und alle Konzerngesellschaften. Personen, die funktional gleichartig wie Mitarbeiter:innen agieren (z. B. überlassene Arbeitskräfte) sind ebenfalls umfasst. Für das Segment Tschechien wurde die Policy zum Hinweisgebersystem übersetzt und an das tschechische Recht angepasst. Durch die zur Verfügungstellung externer Meldekanäle werden auch betroffene Interessengruppen in der vor- und nachgelagerten Wertschöpfungskette abgedeckt.

Verantwortlichkeiten: Vorstand und Geschäftsführer:innen der Konzerngesellschaften

Einbeziehung Interessenträger:innen: Das Hinweisgerbersystem, entsprechende Policies und Prozesse zum Vorfallsmanagement wurden im Zuge eines konzernweiten Projektes durch den Compliance-Beauftragten der Energie AG und unter Einbeziehung von mehreren internen Interessensträger:innen wie Personalmanagement GmbH, Human Resources Strategie und Steuerung, Vorstandsbüro, Betriebsrat und Mitarbeiter:innen implementiert.

Unterstützung bei der Umsetzung: Die Informationen und Richtlinien zum Hinweisgebersystem und Vorfallmanagement sind im Intranet der Energie AG bzw. im PowerData (Sharepoint für Segment Tschechien) für alle Mitarbeiter:innen mit PC-Zugang zugänglich. Zudem wurde ein sogenannter „Service Link“ für das Hinweisgebersystem auf der Startseite des Intranets eingebunden. Neue Mitarbeiter:innen werden beim Eintritt über die Richtlinien informiert. Externen betroffenen Interessenträger:innen stehen die externen Meldekanäle und weitere relevante Informationen auf der Energie AG-Homepage zur Verfügung.

Umfassendes Compliance-Management

Korruption und Bestechung

Inhalt: Die Energie AG unterliegt aufgrund ihrer Geschäftsaktivitäten vielfältigen gesetzlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen, die es zu beachten gilt. Verstöße können eine persönliche Haftung von Organen und Mitarbeiter:innen der Energie AG auslösen, dem Unternehmen beträchtliche wirtschaftliche Nachteile zufügen und das Ansehen des Konzerns nachhaltig schädigen.

Der Verhaltenskodex „So denken wir, so handeln wir“ sowie der „Verhaltenskodex für unsere Auftragnehmer“ sind die Kernstücke für gesetzes- und richtlinienkonformes Handeln. Mit ihrem Compliance-Management-System ist die Energie AG bestrebt, die in den Verhaltenskodizes festgeschriebenen Grundsätze umzusetzen.

Allgemeine Ziele: Konzerninterne Richtlinien regeln den systematischen Zugang zu Compliance und legen Inhalte, Verantwortlichkeiten, Kompetenzverteilungen, Dokumentations- und Berichtspflichten zum Compliance-Management-System der Energie AG fest. Die Richtlinien zielen darauf ab, die Begriffe Compliance und Compliance-Management-System im Konzern zu definieren und ein einheitliches Verständnis zu schaffen, die Compliance-Organisation in Aufbau und Ablauf festzulegen, Verantwortlichkeiten zu definieren, Mindestanforderungen an das Compliance-Management-System zu definieren, eine geeignete, einheitliche Berichterstattung sicherzustellen und den Umgang mit Compliance-Verstößen zu regeln.

Wesentliche Auswirkungen, Chancen und Risiken:

Siehe auch ESRS 2, SBM-3 – Wesentliche Auswirkungen, Risiken und Chancen und ihr Zusammenspiel mit Strategie und Geschäftsmodell.

Überwachungsprozess: Mit Compliance-Kontrollen und -Kontrollaktivitäten werden die Einhaltung des Verhaltenskodex sowie die Compliance-Regelungen der Energie AG überprüft und in regelmäßigen Abständen den Organen der Energie AG berichtet. Darüber hinaus können aus dem Überprüfungsverfahren der Compliance-Kontrollen die tatsächliche Wirksamkeit des Compliance-Management-Systems verifiziert und im Sinne der Sorgfaltspflichten Verbesserungsmaßnahmen definiert werden. Compliance-Kontrollen sind Teil des IKS der Energie AG und unterscheiden sich aufgrund der Risikofelder des Compliance-Management-Systems von übrigen IKS-Kontrollen nur durch die Kontrollart. Im Zuge von IKS-Audits werden Compliance-Kontrollen auditiert und im Sinne des PDCA-Zyklus („Plan, Do, Check, Act“) eines Managementsystems ganzheitlich betrachtet. Im Governance-, Risk- und Compliance-Management-System der Energie AG werden gemäß dem risikobasierten Ansatz auf Basis von Prozessrisiken Compliance-Kontrollen definiert. Um etwaige Risiken zu mitigieren, werden z. B. Compliance-Kontrollen für die Einhaltung des Schulungskonzeptes oder die Einhaltung der Fristen gemäß Hinweisgeberschutzgesetz definiert. Neben Compliance-Kontrollen stellen interne Compliance-Audits eine Maßnahme zur Überprüfung der Wirksamkeit, Angemessenheit und Effektivität des Compliance-Management-Systems dar. Dieser zusätzliche Kontrollmechanismus wird in festgelegten regelmäßigen Abständen, durchgeführt. Die Durchführung erfolgt durch die Konzernrevision. Im Bedarfsfall können auch externe, der Verschwiegenheitspflicht unterliegende Fachexpert:innen bestellt werden.

Anwendungsbereich: Die in der Konzernrichtlinie „Compliance Management System“ definierten Regelungen gelten für die Energie AG und alle Konzerngesellschaften, die die Energie AG direkt oder indirekt im Sinne des § 15 Aktiengesetz (AktG) alleine beherrscht. Personen, die funktional gleichartig wie Mitarbeiter:innen agieren (z. B. überlassene Arbeitskräfte) sind ebenfalls umfasst.

Verantwortlichkeiten: Der Vorstand der Energie AG ist verantwortlich.

Einbeziehung Interessenträger:innen: Ein Stellungnahmeprozess, geregelt in der Konzernrichtlinie „Regeln für die Erstellung und Abänderung von Konzernrichtlinien“, wurde durchgeführt.

Unterstützung bei der Umsetzung: Die Informationen zum Compliance-Management-System sind im Intranet der Energie AG bzw. im PowerData (Sharepoint für Segment Tschechien) für alle Mitarbeiter:innen mit PC-Zugang zugänglich. Der Compliance-Beauftragte steht für Fragen in diesem Zusammenhang zur Verfügung. Externen betroffenen Interessenträger:innen stehen die externen Meldekanäle und weitere relevante Informationen auf der Energie AG-Homepage zur Verfügung.

Korruptionsprävention

Korruption und Bestechung

Inhalt: Die Energie AG bekennt sich im Verhaltenskodex „So denken wir, so handeln wir" zu ethischen und moralischen Grundsätzen, die im „Verhaltenskodex für unsere Auftragnehmer“, siehe S2 Arbeitskräfte in der Wertschöpfungskette, Verantwortungsvoller Auftraggeber – Verhaltenskodex für Auftragnehmer, auch von den Geschäftspartnern eingefordert werden. Der Energie AG-Konzern strebt ein offenes und ehrliches Miteinander zur Generierung von Mehrwert für die Stake- und Shareholder an. Richtlinien und Regelungen wie die Konzernrichtlinie „Anti-Korruption“ und die darin konkretisierten Prinzipien dienen dabei als Unterstützung.

Allgemeine Ziele: klare Handlungs- und Verhaltensanweisungen für die Mitarbeiter:innen vorzugeben, um den gesetzlichen und den Anforderungen der Energie AG zur Vermeidung von Korruption zu entsprechen; Mitarbeiter:innen vor disziplinären, straf- und zivilrechtlichen Konsequenzen zu schützen; den hohen Ansprüchen, die an die Energie AG gestellt werden und sie selbst für sich postuliert, zu entsprechen und so das Vertrauen in das Unternehmen zu festigen

Jegliche Form von Korruption im Zusammenhang mit Geschäftstätigkeiten der Energie AG ist verboten. Die Nichteinhaltung der Regelungen kann zur Beschädigung der Konzernreputation führen, insbesondere aber auch disziplinäre, straf- und zivilrechtliche Konsequenzen für einzelne Mitarbeiter:innen zur Folge haben.

Wesentliche Auswirkungen, Chancen und Risiken:

Siehe auch ESRS 2, SBM-3 – Wesentliche Auswirkungen, Risiken und Chancen und ihr Zusammenspiel mit Strategie und Geschäftsmodell.

Überwachungsprozess: Die Einhaltung wird mittels Compliance-Kontrollen und -Audits sichergestellt bzw. überprüft.

Anwendungsbereich: Die Konzernrichtlinie „Antikorruption“ gilt für alle Mitarbeiter:innen und Vorstandsmitglieder der Energie AG sowie Mitarbeiter:innen und Organmitglieder von Konzernunternehmen, an denen eine Beteiligung von mehr als 50 % besteht und/oder in denen beherrschender Einfluss ausgeübt werden kann. Personen, die funktional gleichartig wie Mitarbeiter:innen agieren (z. B. überlassene Arbeitskräfte), sind ebenfalls umfasst.

Verantwortlichkeiten: Die Verantwortung für die Einhaltung der angegebenen Verhaltensregeln obliegt den einzelnen Mitarbeiter:innen.

Einbeziehung Interessenträger:innen: Ein Stellungnahmeprozess, geregelt in der Konzernrichtlinie „Regeln für die Erstellung und Abänderung von Konzernrichtlinie“, wurde durchgeführt.

Unterstützung bei der Umsetzung: Siehe Umfassendes Compliance-Management.

G1-3 – Verhinderung und Aufdeckung von Korruption und Bestechung

Der Verhaltenskodex „So denken wir, so handeln wir“ sowie der „Verhaltenskodex für unsere Auftragnehmer“ stellen grundlegende Informationen für eigene Arbeitskräfte sowie für Lieferanten dar. Anschuldigungen oder Vorfälle im Zusammenhang mit Korruption und Bestechung können einerseits über das Hinweisgebersystem und andererseits über weitere, auf der Energie AG-Homepage zur Verfügung gestellte Meldekanäle gemeldet werden. Die Energie AG duldet weder bei Mitarbeiter:innen noch bei Lieferanten korruptes Verhalten. Aus diesem Grund wurden interne Richtlinien erlassen und ein Compliance-Schulungskonzept implementiert. Für die Lieferanten wird der „Verhaltenskodex für unsere Auftragnehmer“ angewendet. Die Untersuchung von gemeldeten Vorfällen erfolgt nach einem dafür konzipierten Prozess, der Rollen, Verantwortlichkeiten und detaillierte Handlungsanweisungen festlegt, siehe Unternehmensführung.

Die Energie AG hat für etwaige Untersuchungen einen eigenen Prozess implementiert. Dieser definiert einerseits die Rollen und Verantwortlichkeiten und gibt andererseits Handlungsanweisungen für die Abarbeitung von Vorfällen. Grundsätzlich ist der Untersuchungsbeauftragte von der in die Angelegenheit involvierten Management-Kette getrennt.

Der Compliance-Beauftragte berichtet halbjährlich dem Vorstand, dieser berichtet wiederum dem Prüfungsausschuss zum Compliance-Management in der Energie AG. In der nachfolgenden Aufsichtsratssitzung berichtet der Vorsitzende des Aufsichtsrats darüber dem Gesamtaufsichtsrat.

Compliance-bezogene Richtlinien, Informationen und Dokumente werden in geeigneter Form, z. B. Intranet, Newsletter, Mitarbeiterzeitung, PowerData etc. im Konzern kommuniziert. Des Weiteren existiert eine konzernweite Regelung, wie Konzern­richt­linien zu erstellen und zu kommunizieren sind. Darüber hinaus wirken die Compliance-Organisation und insbesondere die Compliance-Koordinator:innen als Multiplikatoren hinsichtlich der Ausrollung von Compliance-Maßnahmen. Neue Mitarbeiter:innen unterzeichnen im Zuge des Onboarding-Prozesses eine Compliance-Verpflichtungserklärung und verpflichten sich mit der Unterschrift, den Verhaltenskodex, die Konzernrichtlinien zum Compliance-Management-System, Kartellrecht, Anti-Korruption und Datenschutz zu lesen und die Lernmodule Anti-Korruption, Datenschutz und Kartellrecht zu absolvieren.

Mitarbeiter:innen der Energie AG gelten als Amtsträger:innen und unterliegen daher besonders im Bereich der persönlichen Integrität einem strengen gesetzlichen Maßstab. Korruptes Verhalten ist ein Phänomen, dass alle Bereiche erfassen kann und verheerende Folgen auf wirtschaftlicher, sozialer und kultureller Ebene auslösen kann. Insofern sind jene Funktionen innerhalb des Unternehmens in Bezug auf Korruption und Bestechung am stärksten gefährdet, die unmittelbar und täglich mit Kund:innen, Geschäftspartnern und Dritten beruflich, aber auch im privaten Kontext verkehren.

Das Compliance-Schulungskonzept umfasst alle Mitarbeiter:innen der Energie AG in Österreich. Insofern sind die Funktionen, die unmittelbar und täglich mit Kund:innen, Geschäftspartnern und Dritten beruflich, aber auch im privaten Kontext verkehren, vom Compliance-Schulungskonzept umfasst. Mit dem Schulungskonzept und den dafür definierten Compliance-Kontrollen setzt sich der Energie AG-Konzern zum Ziel, die Awareness zu erhöhen um gleichermaßen die Corporate Governance sicherzustellen und das Compliance-konforme Verhalten der Mitarbeiter:innen zu fördern. Die Energie AG ist bestrebt, das Unternehmen und seine Mitarbeiter:innen vor Verfehlungen zu schützen und die Compliance-Kultur als Ganzes zu fördern. Mit dem Compliance-Schulungskonzept sollen Werte des Miteinanders vermittelt werden, sodass Compliance-konformes Verhalten als Selbstverständnis verstanden wird.

Das Schulungskonzept zielt auf zwei Perspektiven ab. Einerseits werden konkrete, einzuhaltende Compliance-Schulungs- und Awareness-Maßnahmen aus Sicht des Konzerns vorgegeben, wie z. B. beim Onboarding-Prozess oder auch die wieder­kehrenden Schulungsmaßnahmen wie das webbasierte Training für Anti-Korruption, Kartellrecht und Datenschutzrecht. Andererseits hat jeder Holding-, Geschäfts- und Servicebereich die Möglichkeit, in Abstimmung mit dem Compliance-Beauftragten weitere für den Bereich angemessene, geeignete und wirksame Compliance-Schulungen für eine bestimmte Zielgruppe zu definieren.

Das in Österreich angebotene webbasierte Training „Anti-Korruption“ haben bisher 86,8 % der Mitarbeiter:innen absolviert. Eine prozentuale Angabe, bezogen auf risikobehaftete Funktionen, ist derzeit noch nicht möglich.

Im Zuge der Compliance-Berichterstattung finden Halbjahresgespräche mit dem Vorstand zum Compliance-Management-System sowie eine Berichterstattung in den Prüfungsausschuss-Sitzungen der Energie AG statt. Die Energie AG berichtet dem Aufsichtsrat über Compliance-relevante Sachverhalte aus den Prüfungsausschuss-Sitzungen des Aufsichtsrates. Beim Neueintritt von Vorstandsmitgliedern, Geschäftsführer:innen und Holdingleiter:innen findet ein Compliance-Gespräch mit dem Compliance-Beauftragten statt. Im Segment Tschechien werden verpflichtende, jährlich wiederkehrende Compliance-Sprechtage für Führungskräfte durchgeführt.

G1-4 –Korruptions- und Bestechungsfälle

Korruption und Bestechung

Mit dem vorliegenden Bericht gibt die Energie AG Einblicke in ihre Nachhaltigkeitsstrategien und -maßnahmen, mit denen sie den identifizierten Auswirkungen, Risiken und Chancen im Geschäftsjahr 2023/2024 begegnet. Sie verfolgt dabei das übergeordnete Ziel, den Kreislauf von der Erzeugung über die Verteilung bis hin zur Verwertung zu dekarbonisieren. Der Ausbau der erneuerbaren Stromerzeugung spielt dabei eine wesentliche Rolle. Im Fokus der Aktivitäten steht weiterhin die zuverlässige Versorgung der Kund:innen mit bevorzugt nachhaltigen Produkten und Dienstleistungen der Energie AG. Die Positionierung als attraktiver und fairer Arbeitgeber sowie als verantwortungsvoller Auftraggeber wird konsequent weiterverfolgt, ebenso wie die Weiterentwicklung von zentralen Themen wie zukunftsorientierte Technologien, Innovation und Digitalisierung. Nicht zuletzt sind die finanzielle Stabilität und solide Bonität einerseits die Voraussetzung, andererseits auch das Ergebnis einer konsequenten Transformation in Richtung Nachhaltigkeit. Das Nachhaltigkeitsengagement in den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung der Energie AG wird aus diesen Gründen auch im Geschäftsjahr 2024/2025 im Mittelpunkt stehen.

Linz, am 02. Dezember 2024

Der Vorstand der Energie AG Oberösterreich

Dr. Leonhard Schitter MA
CEO

Dr. Andreas Kolar
CFO

Dipl.-Ing. Alexander Kirchner MBA
CTO